05 / 06 · 한 달
서로 다른 단계에 멈춘
일곱 팀을 따라가면,
한 달 업무가 한 번에 보인다.
지난달 돈까지 다 맞춘 두 팀, 정산서가 막 도착한 팀, 오늘 밤 귀국하는 팀, 호텔 컷오프가 모레인 팀, 다음 주 출발 팀, 다음 달 막 등록한 팀. 막 등록한 팀부터 달을 닫은 팀까지, 한 팀이 거치는 순서대로 차례로 연다.
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장면 1
한 장에 놓으면 이렇다.
팀마다 기간이 다르니 멈춰 있는 단계도 다르다. 오늘 선을 기준으로 왼쪽은 돈을 맞추는 일, 오른쪽은 준비하는 일이다.
FIG 1일곱 팀의 한 달
기간과 날짜는 예시. 어느 날 보든 "마감된 달 · 진행 중인 이번 달 · 준비하는 다음 달"의 모양은 같다.
장면 2
아침엔 전체 현황부터.
오늘 손봐야 할 팀만 숫자로 모여 있다. 빨간 점이 붙은 칸부터 누른다. 아래쪽 오늘 현장 상황에는 오늘 도착하거나 공항으로 나가는 팀이 시간순으로 뜬다.
FIG 2전체 현황 · 업무 흐름 카드
숫자는 예시. 오피가 "내 담당"으로 바꾸면 자기가 맡은 팀만 센다.
장면 3
다음 달 팀: 호텔에 요청만 보냈다.
팀을 등록하면서 여행 상품 프리셋을 불러오면 일정과 호텔이 따라 들어온다. 명단은 아직 인원수만 있고 이름은 빈칸이다. 방 요청은 호텔 관리의 처리할 요청 칸에 "신규"로 쌓인다.
FIG 3빈칸 명단과 호텔 요청
숙박이 두 곳이면 요청도 두 장이다. 호텔별로 따로 컨펌을 받기 때문이다.
장면 4
나흘 뒤 팀: 방은 잡혔고 확정만 남았다.
호텔이 방을 잡아 두고 "모레까지 확정해 달라"고 했다. 이게 컷오프다. 호텔 관리의 컷오프 임박 칸에 뜬다. 컨펌번호를 넣고 확정하면 목록에서 빠진다. 부산에서 오는 8명 명단은 아직 비어 있다.
FIG 4필요한 방과 잡힌 방
호텔 마감이 이틀 안으로 다가온 팀은 매일 아침 메일로도 모아 받는다.
장면 5
다음 주 팀: 전부 초록이면 출발 준비 끝.
명단이 다 차고, 호텔이 확보되고, 방값이 들어가고, 누가 어느 방에 잘지 정해지고, 차와 가이드까지 붙으면 행사 현황에서 이 팀은 행사 준비 완료가 된다.
FIG 5준비 체크
하나라도 비면 그 칸 이름이 배지로 뜬다. 예를 들어 "객실 배정 필요".
장면 6
오늘 밤 귀국 팀: 가이드가 정산을 채우는 중.
가이드는 떠날 때 받은 전도금으로 식당, 관광지, 마사지를 결제하고 휴대폰 정산서에 그날그날 적는다. 지난 일정은 채워졌고, 오늘 오후와 저녁은 아직 빈칸이다. 사무실은 가이드정산에서 같은 화면을 본다.
FIG 6작성 중인 정산서
일정은 행사 상품에서 온다. 가이드가 새로 타이핑하지 않고 실제 쓴 금액과 인원만 고친다.
장면 7
며칠 전 귀국한 팀: 정산서가 도착했다.
가이드가 제출하면 가이드정산 목록에 검토중으로 뜬다. 사무실이 금액을 검산하고 승인하면 그 순간의 계산이 버전으로 고정되고, 가이드에게 줄 돈(또는 받을 돈)이 지급 대기에 올라간다. 지급을 누르면 끝난다.
FIG 7정산서 상태
승인 뒤 금액을 고쳐야 하면 조정으로 남긴다. 이미 고정된 버전은 지우지 않는다.
장면 8
지난달 두 팀: 돈이 다 맞고 월이 닫혔다.
가이드 지급이 끝나고 호텔·차량 지급까지 확인되면 행사 비용입력에서 팀마다 완료를 누른다. 그 달 팀이 모두 완료되면 월말 결산에서 수익, 비용, 순익을 한 번에 저장한다. 저장한 결산은 고치지 않고, 다시 계산하면 새 버전이 붙는다.
FIG 8팀 두 개 → 한 달
금액은 예시(USD 환산). 쇼핑 커미션·킥백은 수익, 가이드 수익·호텔·차량·행사진행비는 비용 칸으로 들어간다.
한 줄로: 메뉴를 위에서 아래로 내려가면, 팀 하나가 처음부터 끝까지 간다.
행사 현황에서 등록하고, 호텔 관리에서 방을 확정하고, 명단·차량·가이드를 붙여 출발시키고, 가이드정산과 행사 비용입력으로 돈을 맞추고, 월말 결산으로 달을 닫는다.
